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Tanto si se trata de una reunión virtual como de una reunión en persona, disponer de una sala de reuniones funcional es fundamental para garantizar la productividad. Al fin y al cabo, lo último que se desea es tener que andar a tientas con el equipo audiovisual o tratar de encontrar esas sillas adicionales cuando las cosas ya están empezando.
Para ayudarte, hemos elaborado una lista rápida de cinco consejos para organizar una sala de reuniones funcional. Siguiendo estos consejos, podrás asegurarte de que tu próxima reunión se desarrolle sin problemas y de forma eficiente.
1. Elija el lugar adecuado
Piensa en el objetivo de la reunión y en quién debe asistir. Si se trata de una pequeña reunión de equipo, elige un lugar céntrico y de fácil acceso para todos. Si se trata de una gran sesión de formación o de un seminario online, conviene elegir un espacio más grande en el que todos puedan estar cómodos.
2. Asegúrate de que la sala esté bien iluminada
Nadie quiere forzar la vista durante una presentación, así que asegúrate de que tu sala de reuniones tenga mucha luz natural (o una buena iluminación artificial, si es necesario). Si es posible, abre las cortinas o las persianas antes de que empiece a llegar la gente para que el espacio sea luminoso y acogedor.
3. Asegúrate de que la temperatura sea agradable
No hay nada peor que tener demasiado calor o demasiado frío durante una reunión larga, distrae y dificulta la concentración en lo que se está debatiendo. Antes de que la gente empiece a entrar, tómate un minuto para ajustar el termostato de manera que la temperatura sea agradable para todos los asistentes.
4. Prepara el equipo audiovisual con antelación
Si la reunión incluye algún tipo de presentación audiovisual, asegúrate de que todo el equipo audiovisual esté preparado y listo para funcionar antes de que lleguen los asistentes. Esto incluye desde ordenadores portátiles y proyectores hasta micrófonos y altavoces. Hacer una rápida comprobación de sonido de antemano te ahorrará mucho tiempo (y dolores de cabeza) más adelante.
Planificar y organizar una reunión con éxito no tiene por qué ser estresante, sólo hay que seguir estos sencillos consejos.
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